QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ
ĐƠN NGHỈ HỌC TẠM THỜI
1. Mục đích
Quy định trình tự, cách thức tiếp nhận và xử lý đơn nghỉ học tạm thời của sinh viên trình độ đại học, bảo đảm thống nhất, đúng quy định và bảo vệ quyền lợi của sinh viên.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho sinh viên trình độ đại học hệ chính quy có nguyện vọng nghỉ học tạm thời và các đơn vị liên quan trong quá trình tiếp nhận, xử lý đơn.
3. Căn cứ
- Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT ngày 18/3/2021 của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Điều 15);
- Quyết định số 859/QĐ-NTT ngày 26 tháng 7 năm 2021 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nguyễn Tất Thành ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học Trường Đại học Nguyễn Tất Thành (Điều 22).
4. Điều kiện
Sinh viên không nợ học phí và thuộc một trong các trường hợp sau:
- Được điều động vào lực lượng vũ trang;
- Được cơ quan có thẩm quyền điều động, đại diện quốc gia tham dự các kỳ thi, giải đấu quốc tế;
- Bị ốm, thai sản hoặc tai nạn phải điều trị thời gian dài có chứng nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền theo quy định của Bộ Y tế;
- Vì lý do cá nhân nhưng đã phải học tối thiểu 01 học kỳ, không thuộc các trường hợp bị xem xét buộc thôi học hoặc xem xét kỷ luật, điểm trung bình tích lũy không dưới 2,0.
5. Thành phần hồ sơ
- Đơn đề nghị nghỉ học tạm thời (Mẫu 1);
- Giấy tờ xác nhận lý do nghỉ học tạm thời (không bắt buộc đối với sinh viên nghỉ học tạm thời vì lý do cá nhân).
6. Việc rút học phần khi sinh viên nghỉ học tạm thời
- Giải quyết thời gian nghỉ học tạm thời theo đúng học kỳ ghi trong đơn.
- Sinh viên chọn nghỉ từ học kỳ nào thì hủy toàn bộ đăng ký học phần của học kỳ đó (gồm cả các học phần đã có điểm quá trình, điểm kết thúc học phần).
- Sinh viên nghỉ học tạm thời thuộc các trường hợp quy định tại a, b, c mục 4: Học phí đã đóng được hoàn vào tài khoản cá nhân tại Cổng thông tin người học. Kết quả học tập (nếu có) sẽ được bảo lưu.
- Sinh viên nghỉ học tạm thời vì lý do cá nhân: Học phí đã đóng không được hoàn vào tài khoản cá nhân tại Cổng thông tin người học, trừ các học phần chưa bắt đầu học. Kết quả học tập (nếu có) sẽ bị hủy.
7. Nội dung quy trình
Cổng Giảng viên: giangvien.ntt.edu.vn
Cổng Dịch vụ người học: hotro.ntt.edu.vn
| Bước | Nội dung và cách thực hiện | Bộ phận thực hiện | Thời gian | Biểu mẫu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nộp hồ sơ Sinh viên nộp hồ sơ nghỉ học tạm thời tại văn phòng Khoa/Viện. |
Sinh viên; Khoa/Viện |
Khi SV có đề nghị | BM-ĐT-HV-08 |
| 2 | Tiếp nhận hồ sơ Khoa/Viện tư vấn, kiểm tra điều kiện nghỉ học tạm thời và hồ sơ:
|
Khoa/Viện | Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ | |
| 3 | Xử lý hồ sơ Khoa/Viện:
|
Khoa/Viện | 02 ngày làm việc | |
| 4 | Thẩm định hồ sơ Phòng QLĐT tiếp nhận và thẩm định hồ sơ:
|
Phòng QLĐT; BGH |
06 ngày làm việc | |
| 5 | Thực hiện Quyết định nghỉ học tạm thời
|
Phòng QLĐT; Khoa/Viện; Sinh viên |
02 ngày làm việc | |
| 6 | Lưu hồ sơ Thực hiện theo quy định về lưu trữ hồ sơ của Nhà trường. |
Phòng QLĐT; Khoa/Viện |
Ghi chú:
- Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ đủ, ghi đầy đủ, đúng thông tin, đầy đủ chữ ký.
- Trong quá trình xử lý, giải quyết, tất cả hồ sơ liên quan phải được scan, lưu dưới định dạng pdf và tải lên Cổng Giảng viên.
8. Lưu ý
- Bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm tư vấn rõ cho sinh viên về điều kiện bảo lưu, hệ quả của việc hủy đăng ký học phần và chính sách hoàn học phí trước khi sinh viên nộp đơn.
- Tổng thời gian nghỉ vì lý do cá nhân không vượt quá 03 học kỳ và tính vào thời gian học tập chính thức.
- Khi quay trở lại học tập, sinh viên được bảo lưu kết quả học tập học phần nào thì sinh viên đăng ký lại và hoàn thành học phí của học phần đó và nộp hồ sơ đề nghị cập nhật kết quả học tập tại đơn vị chủ quản học tập để được giải quyết theo quy trình ở điểm e mục này.
- Sinh viên nghỉ học tạm thời thuộc các trường hợp quy định tại a, b, c mục 4 được bảo lưu kết quả học tập, nhưng không có nguyện vọng bảo lưu, sinh viên phải có đơn hủy kết quả học tập (Mẫu 2) và được nộp cùng bộ hồ sơ nghỉ học tạm thời.
- Quy trình đề nghị cập nhật kết quả học tập được bảo lưu áp dụng cho sinh viên nghỉ học tạm thời thuộc các trường hợp a, b, c mục 4.
Trường hợp 1. Sinh viên chỉ có điểm quá trình
| Bước | Nội dung và cách thực hiện | Bộ phận thực hiện | Thời gian |
|---|---|---|---|
| 1 | Sinh viên đăng ký lại các học phần đã bị hủy ở học kỳ nghỉ học tạm thời và hoàn thành học phí. | Sinh viên | |
| 2 | Sinh viên nộp hồ sơ đề nghị cập nhật điểm quá trình cho giảng viên giảng dạy. Hồ sơ gồm có:
|
Sinh viên | Chậm nhất trong buổi học thứ hai |
| 3 | Giảng viên giảng dạy:
|
Giảng viên | Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày sinh viên nộp hồ sơ |
Trường hợp 2. Sinh viên có điểm quá trình và điểm kết thúc học phần
| Bước | Nội dung và cách thực hiện | Bộ phận thực hiện | Thời gian |
|---|---|---|---|
| 1 | Sinh viên nộp hồ sơ đề nghị cập nhật điểm quá trình cho giáo vụ Khoa/Viện. Hồ sơ gồm có:
|
Sinh viên | Khi sinh viên quay trở lại học tập |
| 2 | Khoa/Viện xác nhận vào đơn của sinh viên và chuyển bộ hồ sơ về Phòng QLĐT. | Khoa/Viện | Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày sinh viên nộp hồ sơ |
| 3 | Phòng QLĐT xử lý hồ sơ:
|
Phòng QLĐT; Sinh viên |
Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày sinh viên hoàn thành học phí |
| 4 | Sinh viên theo dõi email cá nhân do trường cấp để nhận thông báo của Phòng QLĐT về việc đăng ký học phần, hoàn thành học phí và kết quả cập nhật điểm. | Sinh viên |
